Durée de conservation des archives
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Une entreprise est tenue de conserver divers documents (justificatifs, registres, factures, …) pendant un certain temps. Sont concernés : les documents comptables, commerciaux, fiscaux et sociaux et leurs délais de conservation varient en fonction de leur nature.
Voici les durées légales de conservation des principaux documents de l’entreprise.
Des durées variables de conservation selon les documents
La durée de conservation est variable selon la nature du document.
La durée indiquée ci-après est une durée minimale, l’entreprise peut décider de les conserver au-delà si elle le juge nécessaire.
L’intérêt pour l’entreprise
L’entreprise doit respecter les règles en vigueur afin de ne pas se mettre en contravention avec la loi.
La conservation de certains documents lui permettra par ailleurs de :
– préserver ses droits car c’est au moyen d’écrits que l’on prouve le plus facilement la réalité et l’étendue de ses droits,
– prouver qu’elle a bien rempli ses obligations, notamment vis-à-vis de l’administration fiscale, des caisses sociales ou encore à l’égard d’un co-contractant.
– prouver la date de règlement d’une dette (un justificatif écrit de paiement donne « date certaine » au règlement),
– présenter « un commencement de preuve par écrit » en cas de différend : tout document écrit peut constituer un commencement de preuve par écrit s’il rend vraisemblable le fait que l’on veut prouver; par exemple, un relevé de banque où apparaît le versement d’une somme peut constituer le commencement de preuve par écrit d’une dette qui n’a pas fait l’objet d’un engagement écrit.
A noter : en l’absence d’écrits clairs, pour des dossiers qui peuvent être sources de différends, il peut être utile de garder les télécopies, e-mails, …car ces documents seront des commencements de preuve par écrit.
Le lien entre durée légale de conservation et prescription
Le plus souvent, la durée obligatoire de conservation d’un document correspond à la prescription au-delà de laquelle il ne peut plus y avoir de contestation : la prescription correspond au principe selon lequel l’écoulement d’un délai entraîne l’extinction d’un droit, ce qui rend toute poursuite impossible.
A noter : la prescription commence à courir au jour où le titulaire du droit ou de l’action a eu connaissance des faits lui permettant de l’exercer (Article 2224 du code civil).
La forme de conservation des documents de l’entreprise
- Original ou copie ?
Dans le cadre d’une procédure judiciaire, il arrive qu’une partie ait perdu son document original. Dans ce cas, la loi accepte qu’elle fournisse une copie du document pour prouver l’existence d’un acte, à condition que cette copie soit une reproduction « fidèle et durable (indélébile) » de l’original. Il faut ensuite que les juges reconnaissent la force probante de cette copie.
A noter : en dehors des copies de lettres et des factures établies par l’entreprise à l’appui de ses ventes, tous les documents qui doivent être représentés à toute réquisition des agents des finances publiques doivent être conservés dans leur forme originale.
- Format papier ou format électronique ?
Le support du document conservé peut être le papier ou la forme électronique, pourvu que la personne qui a établi cet écrit puisse être identifiée, et que le document électronique soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité (article 1316-1 du code civil).
L’écrit électronique est admis comme preuve (au même titre que l’écrit sur support papier) sous réserve que l’on puisse identifier la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. D’ailleurs, le code de commerce autorise le commerçant à tenir son livre-journal et son livre d’inventaire sous forme électronique, à condition qu’ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
La durée de conservation d’un document sur support informatique
Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant au moins 3 ans, délai pendant lequel l’administration fiscale peut exercer un droit de reprise. L’entreprise n’est pas tenue de constituer d’archivage supplémentaire sur papier.
Passé ce délai, ils doivent être conservés sur tout support, au choix, pendant un délai de 3 ans.
Les sanctions encourues
Il n’existe pas de sanction spécifique à la non-conservation de documents, toutefois, des sanctions peuvent être encourues notamment en matière fiscale.
Les documents à conserver
- Documents et pièces comptables
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Livre-journal, |
10 ans |
Article L 123-22 du code du commerce |
Le délai court à compter de la date de clôture de l’exercice social. Les documents comptables peuvent être demandés en consultation par les associés ou actionnaires. L’entreprise peut être tenue de les communiquer en justice dans des affaires de succession, communauté, partage de société, litige sur le prix de parts cédées, et en cas de redressement ou liquidation judiciaires. Enfin, l’administration fiscale a un droit de communication, d’enquête et de contrôle sur les livres, registres, documents pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération, ou de la date à laquelle ils ont été établis. (article L102 B du LPF). Les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, doivent, en cas de contrôle, présenter leur comptabilité sous une forme dématérialisée selon les normes fixées par l’article A 47 A-1 du LPF. Le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités prévues est passible d’une amende (article 1729 D du CGI). |
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Toutes pièces comptables justificatives (factures, bons de commande, bons de livraison ou de réception, contrats de prêt/emprunt/avance, contrats d’assurance, de leasing, …) |
10 ans |
Article L 123-22 du code du commerce |
Documents fiscaux
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Justificatifs du paiement de : – l’impôt sur le revenu (IR) ou sur les sociétés (IS), |
6 ans |
Article L 102B du livre des procédures fiscales |
Délai de reprise de l’administration : Pour l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés, le droit de reprise de l’administration des impôts s’exerce jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due. Article L169 du livre des procédures fiscales. Attention, en cas d’activité occulte (pas de dépôt de déclaration de revenus dans le délai légal, pas d’immatriculation de l’entreprise) ou illicite, l’administration fiscale peut contrôler les comptes sur une période de 10 ans en arrière. |
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Taxe foncière |
1 an |
Article L 173 du livre des procédures fiscales |
Documents sociaux
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Contrats de travail, lettres d’engagement, de démission, de sanction disciplinaire, de licenciement et fiche individuelle concernant l’intéressement et la participation |
5 ans |
Article 2224 du Code Civil |
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Registre unique du personnel |
5 ans à partir du départ du salarié |
Article R 1221-26 du code du travail |
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Bulletins de paie |
5 ans |
Article L 3243-4 du code du travail |
En pratique, l’entreprise conserve souvent un double à vie, dans le cas où les salariés en auraient besoin pour faire valoir leurs droits à la retraite. |
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Documents justifiant la comptabilisation des horaires de travail des salariés, des heures d’astreinte et leur compensation |
1 an |
Article D 3171-16 du code du travail |
Ces documents peuvent être réclamés par l’Inspection du travail |
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Documents justifiant la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait |
3 ans |
Article D 3171-16 du code du travail |
Ces documents peuvent être réclamés par l’Inspection du travail |
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Documents relatifs aux charges sociales |
3 ans |
Article L 244-3 du code de la sécurité sociale |
En cas d’infraction constatée pour travail illégal, ce délai passe à 5 ans + l’année en cours |
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Documents relatifs à la taxe sur les salaires |
3 ans |
Article L 169 A du livre des procédures fiscales |
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Déclarations et autres documents en rapport avec un accident du travail |
5 ans |
Article D 4711-3 du code du travail |
Il est préférable de conserver indéfiniment tous les documents liés à un accident de travail, en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé du salarié. |
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Documents émanant de l’inspection du travail (observation, mise en demeure ) Vérification et contrôle du CHSCT |
5 ans |
Article D 4711-3 du code du travail |
Documents bancaires
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Remises de chèque Talons de chèques, relevés de comptes bancaires ou postaux, ordres de virement, … |
5 ans |
Article L110-4 du code de commerce |
Lorsqu’ils contiennent des informations sur des créances dont la nature fait courir une prescription plus longue, les talons de chèque et relevés de compte doivent être conservés plus longtemps. |
Documents relatifs à l’assurance
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Nature du document |
Délai légal |
Textes de référence |
Commentaires |
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Quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation, preuves du règlement |
2 ans |
Article L114-1 du code des assurances |
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Contrats |
Durée du contrat |
Article L114-1 du code des assurances |
Attention, le contrat d’assurance est également une pièce comptable et à ce titre doit être conservé pendant 10 ans |
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Dossier de sinistre corporel (factures, expertises, certificats médicaux, ) |
10 ans après la fin de l’indemnisation |
Article 2226 du code civil |
Ces documents doivent être gardés plus longtemps si des séquelles sont prévisibles. |
Documents liés au fonctionnement d’une société
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Statuts de la société et pièces modificatives |
5 ans à compter de la radiation de la société du RCS |
Article 2224 du code civil |
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Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration |
5 ans à compter du dernier PV enregistré |
Article 2224 du code civil |
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Feuilles de présence et pouvoirs |
3 ans |
Article L225-117 du code de commerce |
Tout associé ou actionnaire a le droit d’obtenir communication des comptes annuels, rapports du conseil d’administration ou directoire, des commissaires aux comptes, soumis à l’assemblée qui concernent les 3 derniers exercices. |
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Rapports du gérant ou du conseil d’administration, Rapport du commissaire aux comptes |
3 ans |
Article L225-117 du code de commerce |
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Conventions réglementées |
3 ans |
Article L225-42 du code de commerce |
Contrats
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale |
5 ans |
Article L110-4 du code de commerce |
Les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par 5 ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes. |
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Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers |
30 ans |
Article 2227 du code civil |
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Contrats conclus par voie électronique d’un montant égal ou supérieur à 120€ |
10 ans |
Article L134-2 du code de la consommation |
Cette obligation vise à protéger le consommateur qui a le droit de demander communication du contrat électronique. |
Divers
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Nature du document |
Délai légal de conservation |
Textes de référence |
Commentaires |
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Jugements ou ordonnances concernant l’entreprise, Actes de transaction amiable homologués |
A conserver sans limitation dans le temps |
Source : bpifrance-création.fr
